Jak już wcześniej zaznaczaliśmy, złożenie wypowiedzenia przez pracodawcę uwarunkowane jest spełnieniem szeregu wymogów ustawowych, których niedochowanie może skutkować nieważnością wypowiedzenia, a w konsekwencji brakiem skutecznego zakończenia stosunku pracy.
Mimo jednak powszechnego dostępu do informacji, w tym szczegółowych opracowań, w ramach naszej praktyki zauważamy szereg błędów w wypowiedzeniach składanych przez pracodawców pracownikom, które pojawiają się regularnie.
Najczęstsze z nich przedstawimy w niniejszym wpisie. Dowiedzą się z niego Państwo m.in. czy pracodawca może zwolnić pracownika jednym mailem, czy brygadzista może zwalniać podległych mu pracowników w imieniu pracodawcy, a także czy w wypowiedzeniu powinien być podany konkretny jego powód i uzasadnienie.
1. Niedochowanie formy pisemnej.
Jest to podstawowy warunek skuteczności wypowiedzenia. Jak stanowi § 623 BGB, zarówno wypowiedzenie jak i rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron (niem. Aufhebungsvertrag) wymagają dla swojej skuteczności zachowania formy pisemnej. Przepis ten bezwarunkowo wyklucza posłużenie się formą elektroniczną czy tekstową (np. w formie E-maila), a ewentualne, odmienne regulacje w umowie o pracę będą bezskuteczne.
Aby zachować wymóg formy pisemnej z § 126 BGB, pracodawca musi wręczyć pracownikowi własnoręcznie podpisany dokument z oświadczeniem o rozwiązaniu stosunku pracy opatrzonym czytelnym, odręcznym podpisem. Często pojawiającym się błędem jest wysyłanie pracownikowi kserokopii oryginalnego dokumentu tudzież skanu – taka forma powiadomienia pracownika o wypowiedzeniu nie jest prawidłowa i nie rozwiąże skutecznie stosunku pracy.
2. Zwolnienie bez zachowania terminu wypowiedzenia lub z błędnym jego wyliczeniem.
Z wypowiedzeniem umowy o pracę wiąże się konieczność zachowania określonego terminu wypowiedzenia. Jest to okres, już po złożeniu wypowiedzenia przez jedną ze stron, w którym stosunek pracy jeszcze przejściowo istnieje. Regulacja ta służy ochronie interesów tak samo pracownika jak i pracodawcy – pracodawca, który otrzymuje wypowiedzenie od pracownika, ma możliwość przygotowania się na jego brak i np. rozpoczęcia rekrutacji jego następcy. Otrzymujący zaś wypowiedzenie pracownik może się finansowo przygotować na brak pracy i wpływu wynagrodzenia, np. poprzez zarejestrowanie się jako osoba bezrobotna.
Długość terminu wypowiedzenia została określona w §622 BGB. Odmienna regulacja może zostać przyjęta zarówno w układzie zbiorowym pracy jak i w samej umowie o pracę. Co do zasady głównym czynnikiem wpływającym na długość okresu wypowiedzenia będzie w każdym wypadku staż pracy u danego pracodawcy.
Obowiązkiem pracodawcy jest podanie w wypowiedzeniu dokładnego terminu upływu okresu wypowiedzenia, tj. dnia, w którym stosunek pracy definitywnie ustanie. Do tego czasu pracownik, co do zasady, zachowuje prawo do otrzymywania wynagrodzenia.
Niejednokrotnie okresy wypowiedzenia są przez pracodawców błędnie wyliczane, wskutek czego stosunek pracy ustaje wcześniej niż według ustalonych norm powinien. Konsekwencją tego jest obniżenie należnych pracownikowi świadczeń, w szczególności wynagrodzenia. Każde wypowiedzenie należy wiec poddać szczegółowej kontroli, aby zapobiec nieuzasadnionemu obniżeniu końcowej wypłaty.
3. Wypowiedzenie zostało podpisane przez nieupoważnioną osobę.
Wypowiedzenie jest oświadczeniem woli wywołującym określone skutki prawne. Jest to akt działania w imieniu pracodawcy, którym może być zarówno osoba prywatna (fizyczna), jak i firma zorganizowana np. w formę spółki (osoba prawna). Aby wypowiedzenie było uznane za skuteczne musi zostać więc złożone przez osobę uprawnioną do reprezentowania pracodawcy.
Ocena umocowania do składania oświadczeń woli w imieniu pracodawcy zależna będzie od jego formy prawnej i struktury. W przypadku firm jednoosobowych wypowiedzenie może podpisać jedynie właściciel firmy lub jego pełnomocnik. W spółkach kapitałowych zaś (GmbH, SA) będą to osoby uprawnione do reprezentacji firmy i składania w jej imieniu oświadczeń – tj. co do zasady członkowie zarządu i prokurenci. Należy wziąć jednak pod uwagę również indywidualne regulacje wewnętrzne spółki (np. spółka ustala, że może być skutecznie reprezentowana jedynie przez jednego członka zarządu lub dwóch prokurentów jednocześnie).
Osoby nieupoważnione do reprezentacji firmy nie będą mogły skutecznie złożyć wypowiedzenia pracownikowi. Wypowiedzenie złożone wiec przykładowo przez kierownika zmiany, brygadzistę czy pracownika kadr wymaga do swojej skuteczności udzielenia pełnomocnictwa, które powinno zostać przedłożone przy wręczeniu wypowiedzenia. W przeciwnym wypadku pracownik ma prawo odrzucić wypowiedzenie, które nie będzie wówczas skuteczne (§174 BGB). Powołanie się ów zarzut jest jednak ścisłe ograniczone czasowo i powinno nastąpić niezwłocznie, najpóźniej do kilku dni po otrzymaniu wypowiedzenia.
Jedynie na marginesie należy zaznaczyć, iż powyższe zasady dotyczą osób składających oświadczenie woli, a więc podpisujących się pod wypowiedzeniem, nie zaś do osób jedynie doręczających wypowiedzenie. Dokument powinien być podpisany przykładowo przez upoważnioną osobę (np. właściciela firmy), może jednak zostać osobiście wręczony pracownikowi np. przez bezpośredniego przełożonego (np. Teamleiter, brygadzista)
4. Wypowiedzenie umowy na czas określony.
Należy zaznaczyć, że nie każda umowa o pracę może zostać rozwiązana za wypowiedzeniem. Szczególna regulacja w tym zakresie obejmuje umowy zawarte na czas określony.
Zgodnie z §15 TzBfG umowa taka może zostać rozwiązana przed wskazanym upływem czasu za wypowiedzeniem jedynie, jeśli strony uwzględniły ów możliwość lub jeśli dopuszcza to obowiązujący układ zbiorowy pracy. W przypadku braku takiej regulacji umowa ta nie podlega rozwiązaniu za wypowiedzeniem z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Pracodawca musi więc w takim wypadku otrzymać zgodę pracownika na przedwczesne rozwiązanie umowy.
O powyższej regulacji warto pamiętać nie tylko w razie otrzymania wypowiedzenia, ale również w momencie zawierania umowy o pracę na czas określony.
5. Bezzasadność wypowiedzenia.
Zgodnie z powszechnie obowiązującym prawem, niemiecki pracodawca nie ma obowiązku podawania w wypowiedzeniu jego przyczyn, chyba że zobowiązuje go do tego przepis szczególny (np. układ zbiorowy pracy). Jednakże, ze względu na ustawową ochronę pracowników, pracodawca może wypowiedzieć umowę o pracę jedynie w przypadku zaistnienia wskazanych w ustawie okoliczności.
W razie wytoczenia procesu przeciwko pracodawcy będzie on musiał wykazać, że rozwiązanie stosunku pracy było środkiem koniecznym oraz prawnie dopuszczalnym. Jeśli wiec stosunek pracy został przez pracodawcę rozwiązany np. ze względu na chorobę pracownika, będzie ono skuteczne jedynie, gdy pracownik od dłuższego czasu nie jest zdolny do pracy, a poprawą jego zdrowia i powrót do pracy w najbliższej przyszłości nie są prawdopodobne. Jeśli zaś za wypowiedzeniem stoją przyczyny leżące po stronie zakładu pracy (np. zamkniecie określonej części produkcyjnej), pracodawca będzie uprawniony do wypowiedzenia m.in., jeśli dalsze zatrudnianie pracownika na innym stanowisku nie jest możliwe.
Pomimo bardzo restrykcyjnej regulacji ustawowej bardzo często okazuje się, że pracodawca podejmuje decyzje o zwolnieniu pracownika zbyt pochopnie, nie zachowując wymogów ustawowych. Bezpodstawnie złożone wypowiedzenie może zostać zakwestionowane w ramach procesu przed sądem pracy, co może wiązać się m.in. z koniecznością wypłacenia pracownikowi odszkodowania za rozwiązanie stosunku pracy.
Te, a także wiele innych błędów pojawiają się regularnie w składanych przez pracodawcę wypowiedzeniach. W celu efektywnej obrony oraz wykorzystania wszystkich dostępnych możliwości zapraszamy do kontaktu w możliwie najkrótszym terminie od otrzymania wypowiedzenia. Umożliwi nam to na optymalne zajecie się Państwa sprawą.
Przypominamy równocześnie o naszej ofercie bezpłatnej analizy dokumentów oraz wstępnej oceny szans powodzenia sprawy!
Autor: Łukasz Kwiecień, LL.M. (Heidelberg)